De procedure
Hieronder de procedure in drie stappen uitlegt.
- Probeer een klacht, zo mogelijk, eerst met betrokkene te overleggen. Hiermee is de klacht soms eenvoudig op te lossen, omdat het ook wel eens om een misverstand of om miscommunicatie kan gaan.
- Als het overleg met de betrokkene niet mogelijk is of niet tot het gewenste resultaat leidt, kan de klacht mondeling of schriftelijk worden ingediend. Anonieme klachten worden niet behandeld. Richt de klacht schriftelijk aan: Klachtenloket IBN, bereikbaar via e-mail klachtenloket@ibn.nl of Postbus 660, 5400 AR Uden. Vermeld indien mogelijk bij de klacht om welk IBN bedrijfsonderdeel het gaat (Participatie, Facilitair (Bedrijfsdiensten of Openbare Ruimte), Services (Productie, Detacheringen of Kwekerijen) Holding of Dienstencentrum, met daarbij de naam van de contactpersoon.
-
Alle klachten worden bij IBN centraal geregistreerd. De klachten worden doorgestuurd naar de Front- en Backoffice van het betreffende bedrijf. De Front- en Backoffice controleert of de gegevens volledig zijn en wijst een klachteigenaar (behandelaar) toe. Vervolgens verloopt de afhandeling binnen onderstaande termijnen, waarbij de volgende regels in acht worden genomen:
a. De indiener van een schriftelijke klacht krijgt binnen twee weken bericht van ontvangst van de klacht.
b. Wanneer een klacht niet in behandeling wordt genomen, wordt de indiener van de klacht daarvan uiterlijk binnen vier weken na de ontvangstdatum op de hoogte gesteld.
c. De klacht wordt binnen zes weken na de ontvangstdatum afgehandeld. Lukt dat niet, dan kan met een goede motivatie de afhandelingstermijn verlengd worden.
d. Iedere klacht wordt behandeld door een onafhankelijke medewerker, die zelf niet bij de klacht betrokken is.