Artikel 8

1. Indien de werknemer de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid mondeling bij een leidinggevende of de Ombudsman doet of een schriftelijke melding van een mondelinge toelichting voorziet, draagt deze leidinggevende of de Ombudsman, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
2. Indien de werknemer de melding van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid mondeling via de vertrouwenspersoon doet of een schriftelijke melding van een mondelinge toelichting voorziet, draagt deze vertrouwenspersoon, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
3. De leidinggevende bij wie de melding is gedaan stuurt de melding onverwijld door aan de Ombudsman binnen IBN. De Ombudsman stelt de Algemeen Directeur zo spoedig mogelijk op de hoogte van de melding.

4. Indien de melder, de leidinggevende bij wie de melding is gedaan of de Ombudsman een redelijk vermoeden hebben dat de Algemeen Directeur bij de vermoede misstand of onregelmatigheid betrokken is, stuurt de Ombudsman de melding onverwijld door aan de Raad van Commissarissen binnen IBN. In dat geval dient in deze regeling voor “Algemeen Directeur” verder “de Raad van Commissarissen” te worden gelezen.

   De Algemeen Directeur stuurt de melder onverwijld een bevestiging dat de melding is ontvangen. De ontvangstbevestiging bevat in ieder geval een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding.

5. De Algemeen Directeur beoordeelt of er sprake is van een crisis en of het noodzakelijk is dat het crisisteam bijeen komt¹².

¹² Voor de definitie van een crisis en het volledige traject wordt verwezen naar het Crisiscommunicatie Plan van IBN.